Waar moet u op letten bij het kiezen van een EPD-leverancier?

Een hele nieuwe EPD-software kiezen is een hele klus en kan indien niet goed aangepakt een flinke kostenpost worden in plaatst van een investering. Er komen veel punten naar kijken. In dit artikel vertellen wij u de 6 belangrijkste punten waar u op moet letten bij het kiezen van de juiste softwareleverancier.

Inhoud

1 - De software dekt uw gehele zorgproces

Veel softwareleveranciers zijn gespecialiseerd in één soort branche. Ook kunnen leveranciers zich verder specialiseren in een specifiek onderdeel in de branche, als we kijken naar de zorg kan dit bijvoorbeeld de eerstelijnszorg, fysiotherapie of apotheken zijn.

Daarom is het belangrijk om vooraf goed geïnformeerd te zijn waar de softwareleverancier in is gespecialiseerd. Het kan natuurlijk niet wenselijk dat u de eerste klant bent als tweedelijns zorgverlener bij een leverancier die voorheen alleen fysiotherapeuten als klant heeft gehad.

Softwareleveranciers die gespecialiseerd zijn in uw sector weten uw (zorg)processen en hebben dit geïntegreerd in hun eigen systemen, zodat u (wellicht met een paar maatwerk aanpassingen) direct aan de slag kunt én gegarandeerd ondersteuning op maat kunt verwachten. Kortom, ga in gesprek met de leveranciers en u weet meestal wel direct of u in hun doelgroep past.

2 - De software op de cloud of lokaal?

Veel softwareleveranciers werken anno 2022 met het zogenaamde SaaS-model, oftewel Software as a Service. Dit houdt in dat de software die zij leveren volledig online en altijd en overal bereikbaar is. Dit zorgt voor lage investeringen vooraf en de software is meestal in de vorm van een abonnement af te sluiten.

Er zijn echter ook leveranciers die een desktopsoftware leveren die lokaal moet worden geïnstalleerd. Nadeel van dit kan zijn dat er vooraf een grote investering nodig kan zijn in de vorm van hardware (servers bijvoorbeeld) en de software vooraf moet worden afbetaald voor gebruik ervan.

Natuurlijk komen er bij werken in de cloud extra zaken bij te kijken. Denk bijvoorbeeld aan de databeveiliging. Dit is ook het volgende punt van aandacht bij het kiezen van de juiste softwareleverancier.

3 - De data is goed beveiligd

Als zorgverlener is het van groot belang dat alle patiënt data zo goed mogelijk beveiligd is tegen buitenstaanders en interne menselijke fouten binnen uw organisatie. Het is daarom zeer belangrijk om na te gaan of de leverancier voldoet aan de juiste beveiligingsnormen en certificeringen.

Werken op de cloud betekent dat alle data overal en altijd bereikbaar is en dus ook, indien niet goed beveiligd, voor buitenstaanders. Neem met uw potentiële leveranciers de beveiliging maatregelen altijd goed door. Let hierbij op of de softwareleverancier voldoet aan de beveilingsnormen én welke maatregelen ze hebben met betrekking tot uitsluiten en minimaliseren van menselijke fouten. Het kan namelijk zijn dat de software technisch goed is beveiligd, maar dat fouten van gebruikers makkelijk datalekken kunnen veroorzaken.

4 - De leverancier hanteert duidelijke prijzen en afspraken

Een softwarepakket kan een hele investering zijn en de prijzen van de software zijn ook niet onbelangrijk. Lees altijd de voorwaarden zorgvuldig door en vraag altijd naar eventuele extra kosten voordat u doorzet met het ondertekenen hiervan. Het kan natuurlijk schrikken zijn wanneer u onverwacht een factuur krijgt toegestuurd achteraf met duizenden euro’s aan meerprijs dan vooraf afgesproken. Hier zijn de punten waar u rekening meet moet houden betreft prijzen en afspraken:

Licentiekosten. Let hierbij op wat de eenmalige of maandelijkse kosten zijn.
Contractduur. Sommige leveranciers geven een korting als u een contract voor meerdere jaren afsluit. Dit kan interessant zijn, maar nadeel is dat u vastzit voor die periode als u besluit om van leverancier wilt veranderen.
Inrichting- en implementatiekosten. Het inrichten van een EPD is complex. Maak hiervoor van tevoren een duidelijke afspraken van hoe de software aan u wordt opgeleverd. Ook kan het van belang zijn dat u data van uw vorige leverancier wilt migreren naar uw nieuwe leverancier. Vraag altijd vooraf wat de kosten zijn hiervan. Veel leveranciers werken met consultants die het hele implementatieproces ondersteunen, maar hier zitten ook kosten aan verbonden.
Op- en afschalen. Ook hier kunnen verborgen kosten aan verbonden zijn. Vraag dus altijd of er extra kosten verbonden zijn aan het toevoegen van nieuwe gebruikers óf een kostenmindering plaatsvind bij het verwijderen van gebruikers.
Gebruikskosten. Sommige leveranciers hanteren kosten voor gebruik. Bijvoorbeeld aantal keer dat een koppeling is gebruikt of het aantal e-mail berichten dat is verstuurd vanuit het systeem. Vraag altijd naar het type verbruikskosten die de leverancier hanteert.
Opzegtermijn. Hoeveel maanden voordat u de software wilt stopzetten moet u melden aan de leverancier? Is de software maandelijks opzegbaar of gaat dit jaarlijks? Wordt de software automatisch verlengd? Zorg dat dit vooraf duidelijk is, zodat u geen onnodige kosten hoeft te maken achteraf.

5 - De software heeft de juiste koppelingen

Dit is een punt dat veel wordt vergeten voor het kiezen van uw nieuwe EPD leverancier. Koppelingen zorgen voor verbinding met externe partijen die noodzakelijk zijn in uw gehele (zorg)proces. Denk hierbij bijvoorbeeld aan koppeling die zorgt voor beveiligde communicatie tussen zorgverleners.

Overleg altijd vooraf met de softwareleverancier wat uw zorgprocessen zijn en of hun software dit voor u kan automatiseren en verbeteren. Een software moet er uiteindelijk voor zorgen dat u efficiënter gaat werken en dus kwalitatief goede zorg kan verlenen.

6 - De software is makkelijk schaalbaar

Als uw organisatie een (snelle) groei doormaakt moet uw software mee kunnen gaan zonder problemen. Het is dus belangrijk dat u weet of de softwareoplossing die u kiest dit aankan en hoe flexibel de leverancier hierin is.

Wanneer u voor een lokale installatie van de software heeft gekozen kan het zijn dat er nogmaals investeringen nodig zijn voor het opschalen, denk bijvoorbeeld aan het aanschaffen van nieuwe server of andere hardware. Maak hiervoor vooraf duidelijke afspraken met de leverancier om verassingen achteraf (bv. dubbele investeringen) te vermijden.

Hoe doen we het bij IntoMedical?

Als EPD-leverancier leveren wij met onze IntoMedical EPD een modulaire totaaloplossing dat al uw primaire (zorg)processen ondersteunt. Dit betekent dat wij het hele proces vanaf de eerste patiëntcontact tot aan de uiteindelijk declaratie volledig hebben geïntegreerd. Maar hoe pakken wij de bovenstaande punten op? Hieronder leest u precies hoe het bij ons werkt:

Wij dekken uw gehele zorgprocessen. Wij werken met verschillende module dat elk een onderdeel van het gehele zorgproces dekt. Onze module bestaan uit patiëntregistratie, planning, medisch dossier, financiën, documentbeheer en rapportage. Kortom alles voor soepel en efficiënt laten verlopen van uw processen.
Wij zijn als basis een volledige cloudoplossing, dus u heeft altijd en overal toegang tot uw data. Ook bieden wij indien gewenst ook installatie aan bij uw organisatie op lokale servers. Dit kan op uw eigen servers zijn of u kunt deze bij ons aanschaffen. Kortom, wij hebben voor elkaar organisatie een passende oplossing.
Patiëntgegevens bevatten zeet gevoelige informatie, hiervan zijn wij ons zeer van bewust. Daarom hanteren wij altijd de nieuwste technologieën betreft informatie veiligheid. Waar u ook in IntoMedical werkt, of dit nu binnen uw organisatie is of erbuiten; u kunt zorgeloos en veilig werken. Als IntoMedical zijn wij dan ook gecertificeerd met NEN-7510. Dit houdt in dat wij informatiebeveiliging goed in orde hebben.
Wij hanteren ten alle tijden transparante en duidelijke prijzen en afspraken. Vooraf weet u bij ons wat we van elkaar verwachten en waar u aan toe bent. Geen kleine letters of verassingen achteraf. Voor meer informatie over onze tarieven kunt u contact met ons opnemen via info@intomedical.com of 085 040 41 61.
Wij werken met onze koppeling experts continu aan nieuwe koppelingen voor onze cliënten. Hierdoor hebben wij een breed pakket aan koppelingen speciaal voor de zorg en haar processen. Denk hierbij aan onze VECOZO koppelingen, ZorgDomein koppelingen en SBV-Z koppelingen. Als u kiest voor IntoMedical EPD weet u zeker dat wij over de juiste koppelingen beschikken voor uw branche.
IntoMedical EPD is opgezet om samen met uw organisatie te groeien. Zo kunt u makkelijk nieuwe locaties, vestigingen en gebruikers toevoegen. En dit zonder dat u een compleet nieuwe installatie of omgeving voor hoeft op te zetten.

Conclusie

Het is een heel proces om een nieuwe EPD-leverancier te kiezen dat past bij uw organisatie. Er komen veel zaken aan te pas en er is vaak veel personeel bij betrokken. Een softwarepakket voor de zorg is dan ook een zogenaamde ‘mission-critical software’, dat wil zeggen dat de software ten alle tijden goed moet functioneren. Als dit niet het geval is kan de organisatie niet functioneren naar behoren. Als IntoMedical kunnen wij u met onze software IntoMedical EPD, alsmede met onze experts volledig ontzorgen in al uw processen. Wij staan immers voor Zorgeloos Innovatie.

Indien u geïnteresseerd bent in onze software kunt u vrijblijvend een demo aanvragen door het formulier hieronder in te vullen. Ook kunt u onze brochure downloaden voor meer informatie over IntoMedical EPD.

Interesse?

Vraag nu uw gratis demo aan.